Dit zijn de stappen die u moet volgen in uw poging tot coaching ter verbetering met uw werknemer:

  1. Definieer het prestatieprobleem. Vat het patroon van de prestaties samen die verbeterd moeten worden. Vermijd te zeggen waarom u denkt dat het probleem zich voordoet; vermijd in plaats daarvan de veronderstellingen en vertel wat u ziet gebeuren in concrete, waarneembare termen.
  2. Nodig de werknemer uit in het gesprek. Luister goed, zodat u het perspectief van de werknemer op de situatie kunt begrijpen. Onderzoek zo nodig de mogelijke oorzaken van het probleem. Door oorzaken te ontdekken kunt u oplossingen aanwijzen die verbetering mogelijk maken. Discussieer niet, luister. U hoeft het geen van beiden precies eens te zijn over het probleem. Wat u in plaats daarvan nodig hebt, is dat u beiden begrijpt wat de ander te zeggen heeft. Heel vaak, door het verwijten of andere probleem-stellingen te vermijden, heeft de dynamiek van de interactie gelegenheid tot openheid, en kunt u beiden tot inzicht komen. Onthoud dat u er bent om behulpzaam te zijn; waarom zou anders iemand met u willen werken aan verbetering?

Beschrijf ongewenst gedrag van werknemers altijd in feitelijke maar neutrale bewoordingen

Om een coachingsessie productief te houden, moet een manager het ongewenste gedrag van de werknemer in concrete termen beschrijven, die de situatie niet verder op de spits drijven. De manager die haar werknemer vertelt dat hij een slechte houding heeft, humeurig is, en gewoon over het algemeen onaangenaam is, zal de bestaande werksituatie alleen maar erger maken. De betere aanpak is om in neutrale termen te beschrijven hoe een “slechte houding” eruit ziet.

Maak samen het plan voor verbetering. Het verbeteringsplan moet de volgende punten omvatten:

  • Doel: Het doel hier is het verwachte prestatieniveau dat u van de medewerker wilt zien – kom klaar om dat te spellen en laat de medewerker helpen het met u te definiëren voor de duidelijkheid.
  • Actieplannen: Werk aan de inhoud van waar de oplossing vandaan komt, die moet bepalen welke stappen de werknemer zal nemen om het doel te bereiken, en welke stappen u zult nemen om de inspanning te ondersteunen. Vraag de persoon om ideeën – brainstorm zo nodig samen, zodat deze planning en oplossing een inspanning in twee richtingen is.
  • Checkpoints: Checkpoints zorgen voor een regelmatige follow-up. Het zijn de data en de frequentie waarop u en uw personeelslid moeten samenkomen om de vorderingen met het verbeteringsplan te bekijken en het bij te werken.
  • Meetbaarheid: Wat zijn de middelen om de vorderingen en de resultaten te meten? Bepaal dit door feedback van anderen te verzamelen, uw eigen waarnemingen te noteren, de producten van het werk te bekijken, en de voltooide stappen in het plan af te vinken.

Vraag een minder goed presterende werknemer naar zijn ideeën over hoe het probleem verholpen kan worden, of hoe voorkomen kan worden dat het nog eens gebeurt. Spreek met een goed presterende werknemer over voortdurende verbetering.