De succes- en faalfactoren verwijzen naar de allesbepalende factoren om de doelstellingen van een project te bereiken. Vorige week behandelden we de eerste en misschien wel de meest belangrijke succes- en faalfactoren van een project.

Projecten bevatten altijd de volgende aspecten, vóór ieder project formuleer je deze drie pijlers:

  • Specifieke uitkomsten of resultaten
  • Middelen (materiaal, personeel, kapitaal)
  • Een begin en een einddatum

Dat is een begin.

Waar dien je nog meer rekening mee te houden? Onder andere de 2 succesfactoren én de 2 faalfactoren hieronder!

Succesfactor 3: een duidelijke scope

Het is belangrijk om de scope van een project in een vroeg stadium vast te stellen, omdat dit een grote invloed kan hebben op de planning of de kosten (of beide) van het project in het verdere verloop van het traject. Stappen voor het definiëren van de scope van een project

  • Doelstellingen van het project
  • Fasen
  • Taken
  • Middelen
  • Begroting
  • Plan

Om de scope van het project te bepalen, moeten de bovenstaande factoren worden geïdentificeerd. Zodra deze zijn vastgesteld, moeten de beperkingen van het project worden verduidelijkt en de aspecten die niet in het project moeten worden opgenomen, worden geïdentificeerd. Door dit te doen, zal de scope van het project aan de stakeholders, het senior management en de teamleden duidelijk maken wat wel en wat niet in het eindproduct of de dienst zal worden opgenomen.

In de scope wordt duidelijk aangegeven wat het project moet bereiken en wat niet. De scope geeft de behoeften van de stakeholders aan en communiceert de verwachtingen voor de prestaties van het project.

Next!

Succesfactor 4: een duidelijke planning

Dit spreekt voor zich, zou je zeggen…

Té veel projecten gaat te laat, of zelfs (je zal het niet geloven) te snel van slag. Té snel aan de slag gaan is één van de grootste fouten van managers. Er is een bedenkfase en een uitvoeringsfase, en misschien heb je wel een strakke deadline… Dan ga je direct aan de slag, toch? Toch niet. Nieuwe projecten kunnen erg lijken op vorige projecten, maar er blijken altijd dingen anders te zijn: je werkt ongetwijfeld met andere of nieuwe personeelsleden, andere materialen of meer of minder kapitaal.

Het maakt niet uit hoe groot een project is, plannen is vitaal. Met een planning voer je de werkzaamheden in de juiste en meest efficiënte volgorde uit. Ook zorgt een planning ervoor dat de resources optimaal benut worden, uitvoerenden zijn nu alleen bezig met hetgeen er gedaan moet worden, niets meer en niets minder. Ook kom je dankzij een planning potentiële problemen tegen, die je van te voren kunt oplossen.

Een planning zorgt voor structuur, doelstellingen zorgen voor meetbare resultaten.

 

Faalfactor 3: een veranderende scope

Het spreekt voor zich dat een project alleen succesvol kan worden opgeleverd als de juiste belanghebbenden nauw betrokken zijn bij de verschillende stadia van het project. Wanneer dit niet gebeurt, worden er veronderstellingen gemaakt (die over het algemeen subjectief zijn) en kan er in de loop van het project verwarring ontstaan bij de stakeholders. En zelfs leiden tot een veranderende scope…

Het is natuurlijk dat een groot project verandert. Hoewel het altijd het beste is om scope veranderingen te voorkomen is het soms onvermijdelijk vanwege de veranderende aard van een bedrijf. Om veranderingen in de scope van een project door alle stakeholders te voorkomen, is het het beste om strikte veranderingsmanagementprocessen in te voeren. Als de scope eenmaal is gedefinieerd, is het wijzigen daarvan een ingrijpende beslissing.

Als je niet beschikt over een systeem voor het behandelen van scopewijzigingen, zul je daar op meerdere manieren onder lijden. Zonder een duidelijke scope kun je geen werk delegeren aan iemand anders. Ten tweede zal het hele project onoverzichtelijk worden, zul je waarschijnlijk het overzicht verliezen en zul je te maken krijgen met een ontevreden stakeholder.

Faalfactor 4: gebrek aan management support

Vandaar faalfactor 4: het gebrek aan management support. Een verandering in de scope is één van de dingen die kunnen gebeuren als een project op zijn eigen manier door hobbelt, zonder het duidelijke overzicht van een projectmanager.

Het hebben van een projectmanager die het project in de gaten houdt en support biedt, verhoogt de kans dat een project succesvol en winstgevend is.

Het gaat om visie en sturing – de doelstellingen en visie van het project duidelijk maken en het doel en de richting aangeven is essentieel. Daarnaast is een aanspreekpunt voor een project essentieel, wat de verwarring vermindert en de nauwkeurigheid verhoogt.

Volgende week lees je over nog eens twee essentiële succesfactoren als projectmanager én twee faalfactoren om rekening mee te houden.