De succes- en faalfactoren verwijzen naar de allesbepalende factoren om de doelstellingen van een project te bereiken. Projecten bevatten altijd de volgende aspecten, vóór ieder project formuleer je deze drie pijlers:

  • Specifieke uitkomsten of resultaten
  • Middelen (materiaal, personeel, kapitaal)
  • Een begin en een einddatum

Dat is een begin. In deze serie blogartikelen lees je meer over de essentiële zaken om rekening mee te houden tijdens het laten slagen van een project. Waaronder:

Succesfactor 5: realistische verwachtingen

Een van de meest uitdagende aspecten van projectmanagement is het managen van de verwachtingen van stakeholders, de klant en gebruikers. Dit geldt net zo goed voor ervaren projectmanagers als voor nieuwelingen. Je wilt je niet vastleggen op het leveren van minder dan haalbaar, maar je wilt ook niet méér beloven dan je realistisch gezien kunt leveren. Hoe kun je dan realistische verwachtingen stellen waar stakeholders blij mee zijn die ook nog eens haalbaar zijn?

Stel realistische verwachtingen in het begin, zodat je invloed kunt uitoefenen op het stellen van deadlines. Bespreek de belangrijkste meetbare doelstellingen met het senior management, die ervoor zorgen dat de eerste deadlines en verwachtingen haalbaar zijn. Op die manier zullen jij en je projectteam beter in staat zijn om te leveren (en misschien zelfs te overdeliveren!)

Succesfactor 6: kleine project milestones

Deze succesfactor bij projectmanagement valt in het straatje van realistische verwachtingen.

Een project milestone is een specifiek punt binnen een project dat wordt gebruikt om de voortgang van een project te meten in de richting van het uiteindelijke doel. In zekere zin is het een referentiepunt dat een belangrijke gebeurtenis binnen een project markeert. Bij het plannen is het een goed idee om te beginnen met verschillende project milestones in één keer. Schat de einddatum in en vergelijk deze met de werkelijke einddatum. Milestones moeten de minimale controlepunten in het project zijn.

Begin klein!

Faalfactor 5: Gemis aan technologie

Technologie heeft veel dingen in het leven gemakkelijker gemaakt, zo ook projectmanagement. De vooruitgang op het gebied van software, hardware, communicatietechnologie en andere gebieden in business heeft de wereld van het projectmanagement in de afgelopen jaren enorm veranderd. Terwijl nieuwe mogelijkheden vaak leiden tot hogere verwachtingen, zijn projectteams daarbij ook in staat om meer te bereiken in minder tijd.

De meeste projectmanagers laten weten dat communicatie de sleutel is tot het succes van een project. Het is dan ook niet gek dat de belangrijkste toepassingen van technologie in projectmanagement is om te zorgen voor een goede communicatie tussen managers, teamleden en andere stakeholders. Technologie wordt hedendaags gebruikt om updates, documenten en andere kritische informatie te delen met projectteams. Een gemis aan technologie is een gebrek aan communicatie.

Faalfactor 6: Onvoldoende middelen

Hier heeft vrijwel elke projectmanager mee te maken; onvoldoende middelen. Hoewel we als projectmanagers altijd laten weten dat het gebrek aan middelen voor ons project van belang is, wordt het vaak gezien als ‘klagen’. Terwijl het daadwerkelijk zo is. Een gebrek aan middelen zorgt ervoor dat we onze projectdoelen niet weten te bereiken.

Dit tekort aan middelen kan te wijten zijn aan een gebrek aan naleving van de oorspronkelijke scope of planning of kan het gevolg zijn van organisatorische veranderingen, of veranderingen tijdens het project.

Een tip: probeer de benodigde middelen te verminderen. Dit betekent niet dat de scope of de kwaliteit van het project moet worden verminderd. Maar soms kunnen we werk dat in eerdere projecten is gedaan, zoals softwaremodules, eerdere ontwerpen of bestaande middelen, hergebruiken.

Volgende week lees je over nog eens twee essentiële succesfactoren als projectmanager én twee faalfactoren om rekening mee te houden.